Маска «Виды статистики»

В «Основном меню» выберите «Виды статистики»

Маска «Виды статистики» откроется в следующей закладке

Полный перечень контролируемых в системе видов будет выведен в список автоматически при открытии маски

Поля маски:

Код - идентификатор статистики - на его основе происходит интерпретация дополнительных служебных полей
Внимание ! Значение кода статистики согласовано со статистическими показателями и процедурами вызова регистраторов показателей. Изменение его не допустимо!
Период - интервал накопления статистических показателей (может быть изменен в ходе эксплуатации по желанию администратора)
варианты:
    YYYY - данные аккумулируются за год
    YYYYQ   - данные аккумулируются за квартал (1 - 4)
    YYYYMM   - данные аккумулируются за месяц (1 - 12)
    YYYYWW   - данные аккумулируются за неделю (1 - 53)
    YYYYMMDD   - данные аккумулируются за день
Активна - признак активности сбора статистики. Сбор может быть деактивирован/активирован в любой момент
Группа - позволяет группировать несколько видов статистики для возможности дальнейшего получения сводных отчетов
Пояснение - доп.информация о месте сбора статистических данных

Накопление "активной" статистики происходит непрерывно и  неограниченно по времени.

Статистические данные не представляющие интереса должны быть удалены администратором. Для этого используется

Кнопка "Очистка статистики"

- в списке выбирается требуемый    вид статистики
- в поле "Период" вносится предельное значение интервала, до которого должна быть очищена статистика (пример - 201401)

- нажимается кнопка "Очистка статистики"

Кнопка
     - откроет маску "Cтатистика доступа", выбрав статистические данные по выбранному виду статистики.

Акты списания

В меню выберите пункты «Списание» - «Акты списания»

В поле «Номер акта» внесите номер. Нажмите «Поиск»

Выберите акт из списка 

Перейдите в закладку «Экземпляры списания»

Для добавления нового экземпляра нажмите на палетке кнопку «Новая»

Индикатор на палетке изменится на зелёный

В соответствующем поле введите Штрихкод или Инвентарный экземпляра, нажмите клавишу «Enter»

Если в поле «Цена экземпляра» не указана цена - стоит 0,00 - введите цену, указанную на талоне (формуляре)

Нажмите кнопку «Сохранить начальную», затем «Пересчитать»

Сохраните описание

Для ввода нового экземпляра, снова нажмите кнопку «Новая»

Если экземпляр не введен в базу данных, введите его Ретровводом (см. инструкцию «Ретроввод»)

Чтобы распечатать список экземпляров внесённых в Акт, пометьте все экземпляры

Нажмите кнопку «Команды» - «Гибкий отчет#»

«Формировать отчет» - «ok»

В открывшемся окне снимите отметки с полей, которые вам НЕ нужны в отчете (галочка в колонке «Видимость»). Остальные оставьте отмеченными. В поле «ширина» укажите предполагаемую ширину колонки, например: 100

По умолчанию отчет откроется в pdf, если нужен отчет в другом формате отметьте его в списке предложенных. Нажмите «ok».

Поля:
Кол-во по документу
Кол-во назв.по док.
Сумма по докум.

заполняются вручную, в соответствие с данными в колонках

Групповое списание периодики

- выбрать акт списания;
- перейти в закладку "Экземпляры списания";
- открыть вкладку "Подписка" (снизу);
- нажать кнопку "Новая";
- выбрать "Отдел учёта";
- в поле "Описание подписка" выбрать описание подписки и год;
- нажать либо кнопку слева от поля, либо клавишу Enter;
- выбрать в списке справочника полугодие;

ВАЖНО!
За один раз выбрать можно ТОЛЬКО одно полугодие! Два группой добавлять нельзя!

- нажать кнопку "добавить в акт";

Выйдет сообщение "Записи добавлены".

Для просмотра внесённых записей необходимо переискать акт.

ВАЖНО!
В акт копируются экземпляры периодики относящиеся к указанной подписке, с признаком учета, в состоянии "СВОБОДНО" и "не определен", и если указан отдел , то добавляется условие по отделу учета.

В актах стоит блокировка на ввод экземпляров во всех состояниях, кроме 0 - не определен, 2 - СВОБОДНО, 8 - УТЕРЯН, D - НЕДОСТАЧА.

В акты списания можно включать экземпляры в состояниях
0 - не определен
2 - СВОБОДНО
8 - УТЕРЯН
D - НЕДОСТАЧА

Нельзя внести в акт списания:
1 - ОБРАБОТКА
3 - ВЫДАНО
5 - К СПИСАНИЮ
6 - СПИСАНО
7 - ОТЛОЖЕН
9 - ПЕРЕДАН ПО МБА
Q - КАРАНТИН
V - ВИРТУАЛЬНЫЙ

(актуально на 28.09.2022)

Комплекты периодики

Создание комплекта

Кнопка «Новый», индикатор изменится на зелёный

Заглавие = Название%
Год =
Кнопка «Выбор подписки» или клавиша «Enter»

Добавить № комплекта
Отдел
Примечание: Комплект – месяц, Комплект – квартал, Комплект - год (в зависимости от того, какой комплект вы регистрируете)

Кнопка «Сохранить»

Состав комплекта (1 вариант)

Кнопка «Новый», индикатор изменится на зелёный

поле Заглавие = Название%
поле Спецификация = год%месяц%
поле Отдел =
Кнопка «Выбор описания номера» или клавиша «Enter»

В списке выбрать номер
Кнопка «Сохранить»

«Новый» ….

Состав комплекта (2 вариант)

Открыть закладку «Номера»
Заглавие = Название%
Спецификация = год%месяц%
Отдел =
Поиск (кнопка на палетке)

Нужный Экземпляр перетащить мышкой на Комплект.

Ретроввод

В меню выберите пункты «Описание» - «Экземпляр ретроввода»

Введите инвентарный номер экземпляра
Только цифры до точки (если инвентарный с точкой)
Поставьте в конце %

Нажмите кнопку «Поиск»

Если выйдет Каталогизированное (Полное) описание, (в колонке «Каталогизировано» будет стоять галочка), то добавить экземпляр может только Отдел комплектования и обработки. Телефон: 35-29-34

Если уже есть НЕ каталогизированное (НЕ полное) описание, нажмите кнопку «Копия»

Индикатор изменится на зелёный

Измените Отдел учета и Отдел хранения. Для этого наберите в соответствующих полях сиглу филиала, нажмите кнопку «Справочник отделов», либо клавишу <Enter>.

Сохраните изменения

Если описание не найдено, нажмите на палетке кнопку «Новая»

Индикатор изменится на зелёный

Заполните следующие поля:

Инвентарный номер
Отдел учета (выберите из справочника)
Отдел хранения (выберите из справочника)
Заголовок (фамилию, инициал, без точки) например: Иванов И
Заглавие (в поле Заглавие после пробела укажите год издания)
Код ББК (достаточно первых цифр) например: 84, нажмите клавишу <Enter>

Сохраните описание.

Перемещение в отдел

Для организации перемещения экземпляров между отделами библиотеки.

Перемещение экземпляра:
- нажать кнопку "Новая":
поля "Дата передачи" и "Дата возврата" заполнятся автоматически текущей датой
- ввести штрихкод в соответствующее поле;
- нажать
поля описания и отделов учета и хранения заполнятся;
- выбрать из справочника "Отдел перемещения";
- изменить "Дату возврата" (поставить приблизительную дату возврата книги, например, через месяц);
- сохранить.

Возврат экземпляра:
- ввести штрихкод;
- нажать кнопку "Поиск";
- выбрать из списка найденное описание;
- поставьте отметку «возвращено»;
- сохранить.

Групповые операции:
- "Изменить дату группе" - кнопка для продления перемещения группе экземпляров
- "Возврат" - кнопка для возврата группы экземпляров
выбирается конкретная запись, в ней изменяются параметры и по ней меняются параметры в остальных записях.

1. Перемещение доступно всем сотрудникам, не зависимо от рабочего места (или отдела).

2. При перемещении экземпляра фиксируется отдел перемещения
- поддержку «отдела выдачи» экземпляра - отключаем
- убрать анализ отдела на признак «автоматизирован» - единый анализ для всех отделов
- переместить можно экземпляры в состояниях «СВОБОДНО» (2) и «не определен» (0), после перемещения состояние экземпляра меняется на СВОБОДНО;
- снимаем блокировки на возврат перемещения;
- состояние экземпляра ОТЛОЖЕН - удаляем (при перемещении МЕНЯЕМ состояние на СВОБОДНО);
- подтверждения принятия перемещения - убираем.

3. Если перемещенный экземпляр выдаётся, то при ВЫДАЧИ автоматически закрывать перемещение, дата закрытия = текущей дате, ФИО закрывшего перемещения = ФИО сотрудника осуществляющего книговыдачу.

Контроли (в порядке приоритетов для уведомлений)
1. Наличия активных заказов, включая внешний заказ по МБА - уведомление о наличии заказа:
при выборе экземпляра, выдавать диалоговое окно с текстом:
- при наличии заказа по МБА «есть активные заказы по МБА»;
- при наличии «обычного» заказа «есть активные заказы».
2. По отделу сотрудника (пользователя) и отделу хранения:
при выборе экземпляра производится контроль, если отдел пользователя <> отделу хранения экземпляра выдавать сообщение «Обратите внимание Отдел хранения Сигла».

Условия поиска

Начинается с – для поиска по фрагменту строки с начала;
Соответствует – поиск идет строго по набранному слову;
Содержит фрагмент – используется, для поиска по фрагменту (например, если фамилия автора сдвоенная (например, Гарсия-Лорка));
Не начинается с – используется для исключения из поиска того или иного значения начинающегося с введенного в поле слова (Автора, Заглавия, Серии и т.д.);
Не соответствует – используется для исключения из поиска того или иного значения;
Не содержит фрагмент – используется для исключения из поиск того или тинного фрагмента;
Между – используется для поиска по дате.

По «Автор»
В поле «Автор» введите фамилию автора. 
Или выберите из «Справочника» 
Выберите условие поиска. Или оставьте его неизменным (по умолчанию «Начинается с») 
Нажмите кнопку «Поиск»

Дополнительные условия

Тип описания
Чтобы сузить поиск, отметьте кокой «Тип описания» Вас интересует.

Условие ИЛИ
В «Расширенном поиске» предусмотрен поиск в наборе, с использование условия «ИЛИ»

Нажмите кнопку «Поиск»

По «Автору»
В поле «Автор» введите фамилию автора. 
Нажмите кнопку «Поиск»

Заявки филиалов

На палетке нажмите кнопку «Новая», индикатор сменится на зелёный цвет
Поля «Отдел» и «Дата заявки» заполнятся автоматически

Нажмите на кнопку «Ввод описания для заявки»

Откроется маска «Описание (упр. ввод)»
Введите в поле «Заголовок» Фамилию и первую букву имени (без точки) Автора, поставьте %
Например: Иванов И%
Нажмите кнопку «Поиск»

Выйдет список книг данного автора, уже имеющихся в фонде.
Если нужной книги нет, нажмите кнопку «Новая», индикатор сменится на зелёный цвет

Введите ББК (выберите из справочника), Заголовок, Заглавие, ISBN
в поле «Выходные данные» введите Издательство

Сохраните

Вернитесь в маску «Заявки филиалов», нажав кнопку «Выбрать в заявку»

В поле «Заявлено» напишите количество экземпляров для заказа, например, 1

Сохраните заявку

Маска «Описание (ИБО)»
В поле «Тип описания» выберите «Сериальное издание со спецификацией»
В поле «Заглавие» - название источника, после текста поставьте %
В поле «Спецификация» - год издания, в конце поставьте %

Нажмите «Поиск»
Из списка выберите нужное описание
На палетке нажмите кнопку «Отложить описание для связи»

Маска переключится в режим ввода новой записи.
Индикатор изменится на зелёный цвет

Тип описания по умолчанию заполнится типом «Аналитическое описание периодики»

Заполните поля «Заголовок», «Заглавие»
В поле «Заглавие» можно использовать шаблоны часто используемых символов
Шаблон выбирается клавишами <Ctrl> + <Space>

Создание шаблона (универсальный буфер)
Маска Справочники – Шаблоны
«Новая» - введите значение – «Сохранить»

Возьмите отложенный источник, нажав на кнопку «Взять источник»

Добавьте страницы
Сохраните описание

Запись автоматически разобьётся на ключи.
В закладке «Ключи» добавьте ББК

При необходимости заполните закладки «Аннотация», «Содержание», добавьте «Текст»

Закладка «Ключи»
Нажмите кнопку «Hовая» на палетке в закладке, индикатор изменится на зелёный цвет
В поле «Код ключа» нажмите <Enter> отметьте пункт «Ключевое слово»
В поле «Значение» введите текст, %, нажмите <Enter> - в открывшемся списке выберите подходящее значение.
Нажмите кнопку «Выбрать», внесите изменения если нужно. Сохраните

Так же добавляются «Предметная рубрика» и дополнительный «ББК»

Создание копии описания (по образцу)
В маске «Описание» выбрать источник. По кнопке «Ввод аналитики -> Источник» перейти в маску «Аналитика»
Поля очищаются кнопкой «Сброс» (цветной индикатор на полетке), цвет должен стать серым

В маске, в закладке «Поисковые атрибуты» производится поиск описания: введите текст, в конце поставьте %
Нажмите «Поиск»

Выберите подходящую запись
Нажмите кнопку «Копия», индикатор сменится на зеленый цвет

Внесите изменения
Поле источника замените на отложенный по кнопке «Взять источник»

Добавление второго источника
В выбранном аналитическом описании перейти в закладку «Связи»
Нажмите «Новая» или «Копия»

Если выбирается «Новая», то необходимо выбрать Вид связи « Аналитика/Источник»

Если «Копия» - нужно исправить год, номер, если нужно  - в промежутках можно поставить %
Вызовите лукап по кнопке «Выбор описания связи»
Выберите номер
Сохранить
Нажмите кнопку «Отложить источник»

Маска переключится на первую закладку «Области описания», нажмите кнопку «Взять источник»

Добавьте страницы
Сохранить

Перенос Ключей с одного описания на другое
Выбрать описание С КОТОРОГО копируются ключи
Перейти в закладку «Ключи», пометить нужные
Пометить описание В КОТОРОЕ копируются ключи
Нажать на кнопку «Копирование ключей»

Маска «Мероприятия»

В «Основном меню» выберите «Мероприятия»

Маска «Мероприятия» откроется в следующей закладке

Поиск существующих мероприятий

Перед поисковыми полями размещены поля условий выборки.

Перед запуском поиска можно изменить условие на требуемое.
=   значение равно указанному в поле
<> значение не равно указанному в поле
>   значение больше указанного в поле
<   значение меньше указанного в поле
>= значение больше или равно указанного в поле
<= значение меньше или равно указанного в поле
[..] значение находится в указанном наборе значений
      при выборе этого условия открывается специальное окно для ввода набора значений
>< значение находится в указанном интервале
      при выборе этого условия открывается специальное окно для определения границ интервала

Заполните поисковые поля
«Год» - 0000
«Месяц» - 00

В поле название после текста поставьте %

Поля даты «С» - «По» - заполняются из календаря

Заполнив поля, нажмите на кнопку «Поиск» на палетке

Выйдет список мероприятий.

Для корректировки записи, выберите в списке нужную.
Внесите изменения
Индикатор на палетке изменится на красный цвет – режим изменения текущей (выбранной) записи

Сохраните

Ввод нового мероприятия:

На палетки нажмите кнопку «ввод новой записи»

Индикатор состояния маски изменится на зелёный – маска в режиме ввода новой записи.

Последовательно заполните все поля: «Год», «Месяц», «Дата проведения мероприятия», «Название»…
Если мероприятие ещё не закончилась (Выставка) заполните только поле «Дата С»
Когда мероприятие закончится, найдите его. Поставьте дату «По» и отметку «выполнено»
Поле «Форма» заполняется из справочника
Лукап вызывается кнопкой справа от поля

Поставьте курсор в поле «Форма» и нажмите на кнопку справа «Выбор формы (укруп.)». В открывшемся окне выдерете форму мероприятия – поставьте отметку напротив формы

Нажмите кнопку «Выбрать»

Затем перейдите к полю «Форма». Поставьте курсор в поле, вызовите лукап, выберете нужное значение.
Поля: «Основная тема», «Категория», «Возраст», «Отдел», «Вне библиотеке», «В координации» так же заполняются из справочников – кнопка вызова лукапа справа от поля, либо клавиша «Enter».
Поля: «Ответственный исполнитель», «Представлено источников», «Выдано источников», «Количество присутствующих», «Тираж», «Примечание» заполните вручную.
Нажмите кнопку «сохранение записи»

Мероприятие появится в списке

----------------------------------------

Показатели эффективности:
- предоставлено источников (вводится вручную);
- выдано источников (вводится вручную);
- количество присутствующих (вводится вручную, должно быть > или = данных со счетчика посещений, данные идут в Статистический журнал на дату закрытия мероприятия);
- зарегистрировано посещений (счётчик, информация собирается автоматически при регистрации посещения мероприятия в маске «Читатели»);
- тираж (вводится вручную).

Отметка «удаленный» - для учета онлайн-мероприятий

------------------------------------------------------

Если нужно добавить дополнительную тему перейдите в закладку «Тема»

Нажмите кнопку «ввод новой записи»

В поле «Тема» поставьте %
Нажмите кнопку выбора лукапа
В открывшемся справочнике выберите нужную тему.

Нажмите кнопку «сохранение записи»

Загрузка текста
Перейдите в закладку «Текст»
Нажмите кнопку «Выбрать»

В открывшемся окне выберите файл для загрузки
Нажмите «Сохранить текст»

Удаления текста
Выберите запись
Перейдите в закладку «Текст»
Нажмите кнопку «Удалить текст»

Посещения мероприятий. Регистрация.
В базе регистрируется по одному посещению на каждое мероприятие. Если читатель посещает одну и туже выставку ежедневно – фиксируется только одно – первое посещение.
Прежде чем зарегистрировать посещение, убедитесь, что оно внесено в базу мероприятий и не закрыто.
Для регистрации посещения доступны не закрытые мероприятия на текущую и предыдущую даты, проходящие в отделе/филиале.
Как только мероприятие закрывается – оно становится не доступным для регистрации посещений, а все зарегистрированные посещения отображаются в отчете «Статистический журнал».

Процесс регистрации:
В маске «Читатели» нажмите кнопку «Посещения мероприятий».

 
Выйдет таблица со списком мероприятий, датами и отделом проведения.
Для ЦБ – все отделы Центральной библиотеки (ОЛ, ХЛ, КЛ, ИНО, ИБО, ОИ, ОМ, ЛГ).
Для филиалов – мероприятия конкретного филиала: Ф1 – Ф1; Ф2 – Ф2 ... Ф16 – Ф16.
Выберите в списке нужное мероприятие.
Подтвердите выбор нажав на кнопку «Выбрать».

Выйдет диалоговое окно с вопросом «Зарегистрировать посещение?»

 
При нажатии на кнопку «ok» посещение зарегистрируется, выйдет сообщение, подтверждающее регистрацию.
При нажатии на кнопку «Отмена» посещение не зарегистрируется.
Если нужно зарегистрировать посещение следующего мероприятия, нажмите на кнопку «Мероприятие» / «Посещение мероприятий» и повторите процесс.
Одному читателю можно зарегистрировать только одно посещение одного мероприятия.
При попытке зарегистрировать мероприятие повторно одному и тому же читателю выйдет сообщение, что мероприятие уже зарегистрировано.
В Интернет приложении (ext) доступна регистрация посещений группе читателей.

Статистика:
Зарегистрированные в маске «Читатели» посещение фиксируется в маске «Мероприятие» в поле «Зарегистрировано посещений».

 
Перед закрытие мероприятия цифры из поля «Зарег. посещений» необходимо скопировать в поле «Кол-во посещение». При необходимости к этой сумме можно добавить количество незарегистрированных автоматически (проточкованных) посещений.
В «Статистический журнал» идёт цифра из поля «Кол-во посещений», после закрытия мероприятия.
Количество посещений мероприятий доступно в «Статистическом журнале общем» и «Статистическом журнале» (по Виду «Полный учет» и «ЧЗ»).
Проконтролировать посещения можно так же в маске «Посещения (общ.)»

 
В поисковом поле «Мероприятия» выбрать из справочника интересующее мероприятие, нажать на «Поиск», выйдет список читателей, посетивших мероприятие.
Чтобы сузить поиск можно добавить к набранным условиям «Отдел», «Дату посещения», «Группу читателей».