Сводный электронный каталог

В каталоге хранятся и доступны для просмотра записи всех участников (партнёров) сводного каталога. Введённые данные загружаются на сервера Библиотеки Автограда.
Работа с каталогом всегда начинается с поиска описания, это позволит избежать дублирования записей, если аналогичное описание уже существует.

Краткое изложение руководства пользователя:

В верхней части окна располагается меню
«Основное меню» - маски регистраций и отчетов;
«Команды» - общие команды управления масками;
«Помощь» - инструкции по работе в масках.
 
Все маски имеют типовой интерфейс:
Верхняя строка маски содержит:
- Палетка – набор кнопок (иконок), предназначенных для выполнения типовых операций с таблицами (все кнопки продублированы в меню «Команды»);
- набор кнопок в Палетке может быть ограничен в зависимости от назначения маски;
- закладки маски;
- заголовок маски;
- счётчик количества выбранных записей;

Далее:
- список выбранных записей;

Нижняя часть окна:
- поля для ввода поисковых условий;
- поля ввода записи.

Список маски:

Отображает выбранные в результате поиска записи или вновь введенную запись.

Первая колонка списка, реализованная в виде чекбокса служит для выделения записей.
Заголовок каждой колонки имеет справа выпадающее меню, с помощью которого можно изменить сортировку просмотра (для вызова меню, щёлкните по правому краю заголовка колонки).
Опция «Столбцы» дает возможность визуализировать или скрыть колонки по требованию пользователя.

Описание кнопок Палетки:

 - «Новая» – очищает все вводные поля маски и устанавливает маску в режим ввода новой записи;

 - «Копия» – устанавливает маску в режим ввода новой записи, копируя значения всех полей из выбранной до этого записи;

 - «Сохранить» – сохранение новой или измененной записи в базе;

 - «Удалить» – удаляет выбранную запись из базы (если выделена группа записей, то будет предложено удалить выделенную группу);

 - «Поиск» – запускает поиск с набранными в маске условиями;

 - «Сброс» – очищает поля маски, одновременно кнопка является индикатором состояния маски;

 - «Перетаскивание» –  в маске предусмотрено перетаскивание данных мышкой.

Индикатор состояния маски  :

 - жёлтый - маска находится в режиме чтения записи

 - зелёный - маска находится в режиме ввода новой записи

 - красный - маска находится в режиме изменения текущей (выбранной) записи

 - синий - маска находится в режиме ввода условий поиска

Для сброса (очистки) одного любого поля установите курсор в поле и нажмите на клавишу <Esc>.

Перед поисковыми полями размещены поля условий выборки.
Перед запуском поиска можно изменить условие на требуемое. В процессе других операций эти поля на работу не влияют.

Условие для поиска может принимать одно из следующих значений:

=  – значение равно указанному в поле (для текстовых полей – начинается с указанного фрагмента)
       операция помимо соответствия значению предполагает возможность поиска по шаблону для текстовых полей.
В качестве служебного символа можно использовать символ процента (%) - соответствует произвольному числу символов, что позволяет искать по фрагменту текстовой строки.

Пример:
=Фрагмент%  – значит, что текстовая строка начинается словом «Фрагмент»
=%фрагмент% – значит, что тестовая строка содержит в теле слово «фрагмент»
=%2014%12%56 – значит, что текстовая строка содержит фрагмент «2014» и «12» и заканчивается «56»

<>  – значение не равно указанному в поле

>  – значение больше указанного в поле

<  – значение меньше указанного в поле

>=  – значение больше или равно указанному в поле

<=  – значение меньше или равно указанного в поле

[..]  – значение находится в указанном наборе значений
при выборе этого условия открывается специальное окно для ввода набора значений

><  – значение находится в указанном интервале
при выборе этого условия открывается специальное окно для определения границ интервала

![..]  – значение не в наборе,
когда нужно что-то исключить.
Пример:
нужно выбрать описания автора, но исключить издательства Махаон и Эксмо
выбрав эту операцию в области выходных данных добавляется:
%Махаон%
%Эксмо%

!><  – значение не в интервале
Пример:
выбирается книговыдача и исключается какой-то период
при выборе этого условия откроется специальное окно набора параметров

Каждое поле таблицы ввода имеет собственный заголовок.

Поля или группы полей, которые заполняются из справочников (отличаются от основных полей серым цветом) могут иметь дополнительный общий заголовок ветки и кнопку вызова лукапа.

Лукап – вспомогательное окно, в котором отображается содержимое другой таблицы, логически связанной с исходной. Лукап вызывается из “Лукапного” поля нажатием клавиши <Enter> или по кнопке Справочника.
Лукапное поле – это чужое поле, поле другой таблицы. Оно не может корректироваться в маске, его содержащем.
Лукапные поля выделены серым цветом.

Для выбора значения ветки укажите в полях условия выбора, поставьте % и нажмите на кнопку вызова лукапа (или клавишу <Enter>, находясь в лукапном поле);

В отображенном списке выберите требуемую запись и нажмите кнопку «Выбрать», расположенную в нижней части списка или <Двойной щелчок левой кнопкой мыши>. После определения параметров ветки поля лукапа будут заполнены соответствующими значениями.

Пример:

поле «Тип описания» является лукапным;
поставить курсор в поле, нажать на справочник справа от поля;
откроется дополнительная таблица.

Для сброса (очистки) значений лукапа нажмите на клавишу <Esc>, при этом курсор должен стоять в поле.

 

Внимание! Маски поддерживают функцию группового удаления.
Удаляемые записи должны быть выбраны в списке.
Списки масок допускают множественный выбор записей - <Ctrl><Двойной щелчок левой кнопкой мыши> и <Shift><Двойной щелчок левой кнопкой мышиK>
 
Меню «Команды» – содержит набор команд (операций), которые доступны для манипуляций с данными.

Новая (горячие клавиши: <Ctrl><H>) – переключение маски в режим новой записи (индикатор меняется на зелёный цвет);
Искать (горячие клавиши: <Ctrl><G>) – запускает поиск с набранными в маске условиями (продублирована в палетке);
Искать+ (горячие клавиши: <Ctrl><Shift><G>) – запускает поиск с набранными в маске условиями найденные записи добавляет к существующему списку;
Сохранить (горячие клавиши: <Ctrl><S>) – сохранение записи в базе данных;
Удалить – удаление записи из базы данных;
Удалить из списка (горячие клавиши: <Ctrl><D>) – удаляет выбранную запись из списка (запись из базы данных не удаляется);
Очистить (горячие клавиши: <Ctrl><Q>) – очищает поля маски для – подготовка маски к вводу поисковых параметров;
Гибкий отчет по условию – формирование отчета на основе поисковых параметров, определенных в маске;
Гибкий отчет # – формирование отчета на основе помеченных записей списка;
Шаблоны поиска – отображение набора поисковых шаблонов по выбранной маске;
В буфер # – копирование помеченных записей в буфер;
Из буфера – замена текущего списка записями, отложенными в буфер;
Из буфера+ – добавление записей, отложенных в буфер к текущему списку;
Очистить буфер – удаляются записи, отложенные в буфер;
Очистить список – очищает список выбранных описаний;
Параметры конфигурации – для изменения внешнего вида приложения (размер палетки, цвет шрифта и границы полей);
Изменить пароль – изменения пароля для подключения к базе;
Печать # в HTML – печать списка в html.

Для единообразия ввода данных к областям подключены соответствующие справочники, вызываемые клавишами: <Ctrl><Enter>:
– в области Заголовка – Авторы и Коллективные авторы;
– в области Заглавия – Авторы, Коллективные авторы, Заглавия и св.об ответственности;
– в области Изданий – сведения о переиздании;
– в области Выходных данных – Место печати и Издательства;
– в области Серии – Заглавия серий и Заглавия подсерий;

Так же предусмотрена возможность использования справочника шаблонов, который пользователь может сформировать самостоятельно индивидуально под себя. Справочник вызывается сочетанием клавиш <Ctrl><Space>(<Пробел>).

Справочник Шаблонов формируется в отдельной маске - Основное меню – Описания – Справочники (описания.) – Шаблоны.

В любом поле клавиша <F2> служит для отображения и возможности редактирования содержимого поля в отдельном окне.

Чтобы описание стало доступно читателю в электронном каталоге, необходимо установить признаки:
– «Активно» – отметка ставится автоматически, при наличии экземпляра, и снимается автоматически, при отсутствии экземпляра и ссылки на внешний ресурс (для Электронных ресурсов), также можно проставить активность вручную, чтобы описание было доступно читателю в web-каталоге;
– «Для читателя» – отметка ставится автоматически при наличии экземпляра в состоянии «Свободно», «Выдано», «Не определен», или ссылки на внешний ресурс;
– «С текстом» – отметка ставится автоматически при загрузке текста в базу данных через закладку «Текст»;
– «каталогизировано» – отметка ставится автоматически после каталогизации описания.

---

Маска «Описание партнёру»
Основное меню – Описания – Описания партнёру

Маска состоит из двух частей:
1. Описания – список и поля описания;
2. Ключи (область справа) – поисковые ключи, которые используются для поиска описаний и для формирования экспорта во внешние системы, например, Корпоративный каталог библиотек Самарской области.

Загрузившаяся маска уже готова к поиску описаний. Поиск возможен по всем полям, размещённым на первых четырёх закладках:

Закладка «Области описания» – ввод новых описаний;
Закладка «Поисковые атрибуты» – поиск уже введённых описаний;
Закладка «Аннотация» – поиск и ввод аннотации к созданному (сохранённому) описанию;
Закладка «Оглавление» – поиск и ввод оглавления к созданному (сохранённому) описанию

Важно! Поиск описаний.
1. Перед новым поиском очищайте поля маски, кнопкой «Очистить» или комбинацией клавиш <Ctrl><Q>;
2. После введенного условия для поиска ставьте % (если поиск идёт по фрагменту, то % ставится до и после искомого значения);
3. Следите за цветом индикатора;
4. Следите за условием выбора перед поисковым полем, при поиске оно не должно оставаться пустым.
 
Ввод нового описания:
Внимание! Описание вводится в соответствии с требованиями ГОСТа и учётом требований, перечисленных в документе «Дополнения по вводу библиографического описания в АБИС БИК «Автограда»». Использование регистра (заглавные и прописные буквы) должно соответствовать русской грамматике (а также требованиям ГОСТ).

Нажмите на кнопку «Новая», индикатор сменится на зелёный

 
1. Выберите «Тип описания» из справочника (кнопка справа от поля или клавиша <Enter>) - Тип соответствует одному из видов описания по ГОСТ – поле обязательно для заполнения;
Справочник предлагаемых типов описания:
- Аудио-видео материалы
- Книги
- Нотные издания
- Электронные ресурсы

2. «Индекс ББК» – выбирается из справочника по кнопке, предварительно вводится фрагмент% (пример: 84% + справочник). В случае отсутствия ББК, при сохранении поле автоматически заполняется значением 0;
«Индекс УДК» – добавляется в закладке «Ключи» и соответствует ключу 675a «Индекс УДК»;

3. Заполните поле «Область Заголовка» (не является обязательным для заполнения) – по возможности указываем полное имя автора (фамилию, имя, отчество) без сокращений. Для уточнения имеющихся или получения недостающих сведений используют справочные издания, базы данных и прочие источники информации вне документа.;

4. «Область Заглавия» (обязательно) – с титульного листа, с заглавной буквы, без сокращений;
- общее обозначение материала, приводится сразу после заглавия с прописной буквы в квадратных скобках: [Карты], [Ноты], [Звукозапись], [Электронный ресурс];
- далее, после двоеточия, указываются сведения, относящиеся к заглавию;
- после косой черты (/) вносятся сведения об ответственности в формате: «Фамилия Инициалы» (см. «Дополнения к правилам составления библиографического описания»), а также информация об иллюстраторах, переводчиках и других лицах со вторичной ответственностью. В формате: «Фамилия Инициалы ; вид ответственности : Фамилия Инициалы ...»
Примеры:
Заглавие [общее обозначение материала] : сведения относящиеся к заглавию / автор, редактор, составитель, иллюстратор …
Заглавие : количество томов : номер тома : заглавие тома : жанр / Фамилия Инициалы ; иллюстратор : Фамилия Инициалы …

5. «Область Издания» – указывается информация об издании (переиздании) источника;
Пример: 2-е изд.

6. «Область Выходных данных» – Город (страна) : Издательство (два издательства разделяются двоеточием) ,  Год издания.
Пример: Тольятти : Издательский дом, 2016

7. «Область Количественных характеристик» – Кол-во страниц : наличие иллюстраций + доп. материалы.
Пример: 50 с : ил. + CD

8. «Область ISBN (ИСБН)» (International Standard Book Number = Международный Стандартный Номер Книги) – Указывается один (первый) ИСБН, если его нет, то ставится прочерк. Если издание в твёрдом переплёте, то эта информация указывается в скобках: (в пер.).
Пример: 1-234-567-89 (в пер.)

9. «Область Вида материала» (для локальных сетевых ресурсов) – заполняется по форме: Электрон. текстовые дан. (1 файл : 0,00 Мб) – каждый формат это отдельный файл, экземпляр;

10. «Область Серии» – информация о серии вносится в круглых скобках, серия выбирается из справочника либо вносится вручную:
- вызвать справочник комбинацией клавиш <Ctrl><Enter>, в диалоговом окне ввести первые буквы искомой серии, нажать «ok», выбрать запись из списка;
- если серия не встречалась, то данные вносятся от руки, в круглых скобках;
- если серий несколько, каждая заключается в круглые скобки (), и друг от друга отделяются пробелом.
Пример: (Электронный каталог) (Творцы истории)

11. «Область Примечания» – (не является обязательным) информация вносится в соответствии с тем же приоритетом, что и основные поля: «Содерж. авт.:», «Содерж.:».., информация об автографах, памятных записях и т.д. (то есть, сначала при необходимости указывается перечень авторов, потом заглавия, затем информация о пометках в книгах и прочее, а не на оборот: сначала запись об автографах, затем перечень авторов сборника).
Пример:
Обл. заголовка: Пушкин Александр Сергеевич
Обл. заглавия: Сказки / Пушкин А.С.
Обл. примечания: Содерж.: Сказка о рыбаке и рыбке; Сказка о мёртвой царевне и семи богатырях …

12. Добавление ссылки на обложку – ftp, размер изображения по ширине 150 px, вес не более 50 Кб.
- нажать на кнопку «ftp», справа от поля «Ссылка на обложку»;

- открывается окно «Файлы» с каталогом, размещённым на lib.ba.tgl;
- внизу поля и кнопки:

- загрузка файла:
    - нажать кнопку «Выбрать», выбрать нужный файл;
    - нажать кнопку «Сохранить ftp»;
- загруженный файл появится в списке файлов.
- выбор файла:
    - выбрать запись в списке;
    - нажать кнопку «Вернуть имя»;
    - имя файла (имя_файла.jpg) появится в поле «Ссылка на обложку».
- после сохранения изменений в описании к имени файла автоматически добавится полное имя доступа к файлу: http://lib.tgl.ru/images/stories/partners/имя_каталога_партнёра/имя_файла.jpg

13. Добавление ссылки на текст – скопировать адрес и вставить в поле «Ссылка на текст» (добавляя ссылку на текст, Вы гарантируете, что являетесь правообладателем данного текста, и не нарушаете авторские права).

После сохранения выходит сообщение с предложением каталогизировать описание.
 // Каталогизация - ввод описания и последующая автоматизированная каталогизация описаний - разбиение цельного описания на ключи соответствующие форматам МЕКОФ (и РУСМАРК). Каталогизация позволяет в дальнейшем производить эффективный поиск описаний в различных срезах по широкому набору критериев. Автоматическая каталогизация дает возможность упростить ввод описаний с текстовых носителей, каталогов и других источников, проверять правильность формата описания. //

После каталогизации карточка описания выглядит следующим образом:
ББК / УДК
ФИО автора
Заглавие : сведения относящиеся к заглавию / автор, редактор, составитель, иллюстратор : - Место издательства : Издательство, год издания. – (Серия). – Примечание. – ISBN

После завершения процесса каталогизации автоматически открывается закладка «Ключи». При необходимости можно отредактировать ключи вручную, или добавить недостающие. В закладке «Ключи» добавляются «Предметные рубрики» (служебный ключ, не видный пользователям Web-каталога), «Ключевые слова», «Ссылка на страницу автора».

Для добавления Ключа нажмите кнопку «Новая», индикатор сменится на зелёный.

Поля маски «Ключи»:

Кнопка  слева от поля «Код ключа» – вызов справочника типов ключей;

Кнопка  слева от поля «Значение» – вызов справочника значений ключей выбранного типа. Поле заполняется только после выбора типа ключа («Код ключа»).

Кнопка  справа от поля «Значение» – является переходом в справочник «Ключевые слова» (открывается в отдельной закладке), который используется для редактирования ключевых слов.

Возможно копирование группы Дополнительных ключи («Ключевые слова», «Предметная рубрика») описания в другое:

1. Кнопка «Копирование ключей» – для группового или единичного копирования ключей из одного описания на другое.
– выбрать описание, с которого нужно скопировать ключи, и описания, на которое копируются ключи;
– перейти в закладку «Ключи»;
– отметить ключи, предназначенные для копирования;
– пометить описание (описания) на которые нужно перенести ключи;
– нажать кнопку «Копирование ключей».

2. Перетаскивание мышкой
– выделите запись с которой предполагается скопировать ключи, удерживая левую кнопку мыши передвиньте курсор на запись, в которую нужно перенести данные, отпустите курсор.

Кнопка «Удаление ключей» – для группового и единичного удаления ключей.
процесс удаления аналогичен копированию ключей: пометьте ключи, нажмите кнопку «Удаление ключей»;
далее нажмите кнопку «ok».

Закладка «Аннотация»:
В поле вводится аннотация от издательства. Выберите сохранённое описание, переключитесь на закладку «Аннотация», внесите данные, сохраните.

Закладка «Оглавление»:
При необходимости вводится оглавление источника.  Выберите сохранённое описание, переключитесь на закладку «Оглавление», внесите данные, сохраните.

Закладка «Экземпляры»:
Нажать на Палетке кнопку «Новая», индикатор сменится на зелёный;

Поля «Инвентарный», «Отдел», «Вид», «Состояние» заполнятся автоматически;
Сохранить;
Штрихкод присвоится автоматически;
Для распечатки штрихкода нажать кнопку «Печать штрихкода».

---

Маска «Авторы»:
Основное меню – Описания – Авторы

1. Работа в маске начинается с поиска существующих записей.
Пример:
Хейердал%

2. Если запись найдена, выберите её, скопируйте ID.
Вернитесь в закладку «Ключи» в маске «Описание партнеру», нажмите «Новый», выберите ключ 999-А «Ссылка на авторскую страницу», в поле «Значение» внесите идентификационный номер автора.

3. Если запись не найдена, нажмите на палетке на кнопку «Новая», индикатор сменится на зелёный.

4. Внесите имя, псевдоним (если есть) автора, дату рождения (года жизни), заполните закладку «Биография», загрузите фото (ширина 150 px, вес файла не белее 50 Кб), сохраните.

 
5. Для создания ссылки на информацию об авторе из описания повторите пункт 2.

---

Проверьте доступность записи в Электронном каталоге:
В закладка «Области описания», в маске «Описание партнеру», должны стоять отметки «Для читателя» и «Активно».

В Электронном каталоге по адресу lib.tgl.ru/catalog найдите описание по Автору или Заглавию, просмотрите внесённую «Дополнительную информацию».
В зависимости от того, какая дополнительная информация внесена в описание: ключевые слова, аннотация, оглавление, ссылка на изображение, ссылка на текст, ссылка на автора – появятся соответствующие кнопки.
Пример: